7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

8. DEBERES DE MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

e) Consultar memorandos o llamados de atención.

f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

g) Contactar a familiares en casos de emergencia.

 

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA y el empleado.

Terminada la relación laboral, MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

9.2 Tratamiento de datos personales de Socios

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA recolecta los datos personales de sus socios y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los socios de MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de socio;

b) Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar al socio;

c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;

d) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los socios.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea socio de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

 

9.3 Tratamiento de datos personales de Clientes

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes de MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA serán:

a) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

b) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.

d) Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros.

e) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.

f) Vinculación en general de cada cliente.

g) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

9.4 Tratamiento de datos personales de Proveedores

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA, recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores de MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA, serán:

a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.

b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.

c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA, solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA, devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

9.5 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia

MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA serán:

a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.

b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.

c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a MARQUILLAS DE CALIDAD LIMITADA MC ACCESORIOS LIMITADA como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a (30) dìas contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.